Кога уплатите доцнат, набавните цени растат или продажбата станува понепредвидлива, економски мерки за компании не значат само кратење трошоци. Тие значат навремено воспоставување контрола врз паричниот тек, обврските, залихите и одлуките што директно влијаат врз стабилноста на фирмата. Компанијата што реагира рано има повеќе избори и помалку скапи компромиси.
За малите и средни претпријатија во Северна Македонија, притисокот често не доаѓа од една голема причина. Се појавува како комбинација од поскапи суровини, повисоки оперативни расходи, побавна наплата од купувачите и редовни даночни обврски. Затоа, добрата деловна мерка не е изолирана одлука, туку дисциплиниран процес заснован на точни финансиски податоци.
Кога се потребни економски мерки за компании
Не треба да се чека фирмата да има проблем со плаќање на плати, добавувачи или јавни давачки. Првите сигнали обично се повидливи: постојано се користи дозволен минус, се одложуваат уплати кон добавувачи, расте износот на ненаплатени фактури или сопственикот сè почесто внесува лични средства за покривање тековни трошоци.
Исто така, внимание бара ситуација во која приходите растат, а готовината е сè помала. Тоа може да значи дека компанијата продава со предолги рокови на плаќање, држи преголеми залихи или презема обврски без реално да го пресмета нивното влијание врз ликвидноста. Профитот во извештајот не е исто што и расположливи средства на сметката.
Економските мерки имаат најголем ефект кога се поставуваат додека работењето е стабилно. Тогаш менаџментот може да преговара со подобра позиција, да избере кои расходи да ги оптимизира и да ги задржи активностите што носат приход. Во криза, истите одлуки најчесто се носат побрзо и со поголем ризик.
Почнете од паричниот тек, не од претпоставки
Првата практична задача е да се направи преглед на приливите и одливите за наредните 8 до 13 недели. Не е доволно да се знае колкав е месечниот промет. Потребно е да се види во која недела се очекува наплата, кога доспеваат плати, закупнина, рати од кредити, обврски кон добавувачи, даноци и придонеси.
Овој план треба да се ажурира редовно. Ако купувачот најави доцнење, тоа веднаш се внесува во проекцијата. Ако се појави непланирана набавка, треба да се знае дали фирмата може да ја поднесе без да ги загрози основните обврски. Ваквата едноставна контрола му овозможува на сопственикот да донесува одлуки со факти, а не со надеж дека следниот прилив ќе пристигне навреме.
Кај компании со сезонско работење, планот на паричен тек е уште позначаен. Трговско друштво може да има силна продажба во одредени месеци, но да треба да финансира залихи многу порано. Производна фирма може да има значителни трошоци за материјали и работна сила пред да ја испорача нарачката. Во такви случаи, краткорочната ликвидност мора да се планира според реалниот циклус на работење.
Наплатата е дел од финансиското управување
Ненаплатените побарувања се средства на хартија, но не и средства достапни за плаќање. Затоа, секоја компанија треба да има јасна политика за фактурирање и следење на доспеаните обврски на купувачите. Фактурата треба да се издаде навреме, рокот на плаќање да биде јасен, а комуникацијата за доцнење да започне веднаш по доспевањето.
Не секој клиент заслужува ист комерцијален услов. За редовен и докажано уреден купувач, подолг рок може да биде оправдан. За нов клиент, клиент со историја на доцнења или купувач со голем износ на нарачка, побезбеден пристап може да биде аванс, делумна уплата или пократок рок. Целта не е да се нарушат деловните односи, туку да се намали ризикот една ненаплатена фактура да создаде проблем за целата компанија.
Контрола на трошоците без штета за работењето
Кратењето расходи е оправдано само ако е насочено. Линеарно намалување на сите ставки може да ја ослаби продажбата, квалитетот или способноста на фирмата да испорача навреме. Наместо тоа, трошоците треба да се разгледаат според нивната улога во создавањето приход и нивната неопходност за законско и оперативно функционирање.
Практично е расходите да се поделат во четири групи:
- трошоци без кои работењето не може да продолжи, како плати, клучни суровини, даноци и основни комунални услуги;
- трошоци што директно поддржуваат продажба и испорака кон клиентите;
- трошоци што може да се преговараат, намалат или временски да се одложат;
- расходи што не носат јасна деловна вредност и треба да се преиспитаат.
Најчестите можности за заштеда се наоѓаат кај договорите со добавувачи, претплатите за софтвер и услуги, трошоците за транспорт, прекумерните залихи и набавките што се прават без претходно одобрен буџет. Но, секое намалување има своја цена. Поевтин добавувач може да значи послаба контрола на квалитет или понесигурен рок на испорака. Намалувањето на маркетингот може краткорочно да заштеди средства, но да ја намали продажбата во период кога фирмата има најголема потреба од нови клиенти.
Затоа, пред одлука за кратење, поставете едно практично прашање: дали овој трошок штити приход, законска усогласеност или оперативен капацитет? Ако одговорот е да, мерката треба да биде внимателна. Ако одговорот не е јасен, ставката заслужува дополнителна анализа.
Залихите и цените често кријат средства
Залихата е потребна за редовна продажба и производство, но преголемата залиха ја врзува готовината. Производите или материјалите што долго стојат во магацин создаваат двоен трошок: вложените средства не се достапни за други потреби, а постои ризик од оштетување, застарување или пад на продажната вредност.
Редовниот преглед на залихите покажува кои артикли се движат брзо, кои се продаваат сезонски и кои остануваат без реална потреба. За дел од артиклите може да се намали количината на нарачка. За други може да се организира промотивна продажба или пакет-понуда, ако тоа е поповолно од нивно долго чување. Кај производните компании, подобро планирање на материјалите може да намали отпад и итни набавки по повисока цена.
Паралелно со тоа, потребна е проверка на продажните цени. Ако набавната цена, транспортот, енергијата или трошоците за работна сила се променети, а продажната цена останала иста, маржата може значително да се намали. Корекцијата на цена не мора секогаш да биде иста за сите производи и услуги. Фирмата може да анализира кои позиции имаат најголем притисок, каде пазарот прифаќа корекција и каде е подобро да се промени обемот или начинот на испорака.
Даночната усогласеност не е место за импровизација
Во период на ограничена ликвидност, даночните и сметководствените обврски често се доживуваат како административен товар. Во реалноста, неточната пресметка, доцната пријава или непоткрепен трошок може да создадат дополнителни камати, казни и непотребен ризик. Ова е трошок што може да се избегне со навремено и уредно водење на документацијата.
Компанијата треба да има јасен увид во обврските за ДДВ, персонален данок, данок на добивка, придонеси и други давачки што се релевантни за нејзиното работење. Подеднакво важно е секој расход да биде правилно документиран и евидентиран. Кога финансиските записи се точни, менаџментот полесно гледа каде се создаваат трошоци, кои побарувања се ризични и колкава е реалната добивка.
Стручното сметководствено и даночно советување е особено корисно пред поголема набавка, ново вработување, кредитно задолжување, инвестиција или промена на деловниот модел. Таквите одлуки не треба да се оценуваат само според моменталната цена, туку и според нивните даночни, финансиски и административни последици. AKAUNT GRUP обезбедува поддршка токму во поврзувањето на дневната финансиска евиденција со практичните деловни одлуки.
Одложете што не е итно, но не го стопирајте развојот
Во нестабилен период е разумно да се преиспитаат новите инвестиции. Купување опрема, проширување простор, отворање нова продажна точка или вработување дополнителен кадар треба да се одобри само ако компанијата има јасна пресметка за повратот и сигурен начин на финансирање.
Сепак, одложувањето не треба автоматски да значи целосно запирање на развојот. Инвестиција што намалува трајни оперативни трошоци, ја подобрува продуктивноста или обезбедува договорен приход може да биде оправдана и во внимателен период. Разликата е во подготовката: одлуката треба да се темели на паричен тек, реални понуди, даночен третман и неколку сценарија за продажба.
Корисно е да се подготват најмалку три сценарија: очекувано работење, послаба наплата или продажба и подобар од очекуваниот резултат. За секое сценарио треба да се знае кои расходи може да се ограничат, кои обврски се приоритет и кога е потребно да се активира дополнително финансирање. Тоа не е песимизам, туку одговорно управување.
Стабилната компанија не се препознава по тоа што никогаш нема притисок, туку по тоа што навреме ги гледа бројките и дејствува смирено. Кога паричниот тек, трошоците, наплатата и даночните обврски се под контрола, економските мерки стануваат основа за посигурни одлуки, а не вонредна реакција.