Продажбата може да расте, а сметката на компанијата сепак да биде празна во моментот кога доспеваат плати, ДДВ, закупнина или обврска кон добавувач. Токму затоа финансиско планирање за претприемачи не е административна вежба што се прави еднаш годишно. Тоа е практична контрола врз парите, обврските и одлуките што го одржуваат бизнисот стабилен.
За претприемачот, добар план не значи сложен документ со многу табели. Значи да знае колку средства има на располагање, колку ќе наплати, што мора да плати и дали следната деловна одлука може да се поднесе без да се загрози ликвидноста. Кај нови компании оваа дисциплина е особено важна, бидејќи една ненаплатена фактура или непланиран трошок може брзо да создаде проблем.
Финансиско планирање за претприемачи почнува со реални бројки
Планот вреди онолку колку што се точни податоците на кои се темели. Не е доволно да се знае вкупниот промет. Потребно е редовно да се следат приходите по клиент, директните трошоци за работа, фиксните месечни расходи, долговите кон добавувачи и побарувањата од купувачи.
Во пракса, претприемачите често го мешаат приходот со расположливите пари. Издадена фактура не е исто што и наплатен приход. Ако продажбата е направена во март, а наплатата е договорена за мај, компанијата мора да ги финансира мартовските и априлските обврски од други средства. Оваа разлика меѓу добивка и готовина е една од најчестите причини за неликвидност кај мали и средни бизниси.
Затоа, првиот чекор е да се воспостави едноставен месечен преглед: почетна состојба на сметка, очекувани наплати, планирани плаќања и очекувана состојба на крајот на месецот. За компании со поголем обем на работа, покорисен е неделен преглед, особено кога има повеќе добавувачи, увоз, производство или подолги рокови на наплата.
Раздвојте ги личните и деловните средства
Кога сопственикот плаќа деловни трошоци од лична сметка или зема средства од фирмата без јасна евиденција, финансиската слика се замаглува. Освен што го отежнува сметководственото работење, ваквиот пристап може да создаде даночни и правни прашања.
Сопственикот треба да има јасно дефиниран начин на исплата – плата, надомест или друга законски соодветна основа. Така, расходите на фирмата остануваат видливи, а резултатот од работењето може правилно да се процени.
Планирајте го готовинскиот тек, не само добивката
Добивката покажува дали работењето создава вредност. Готовинскиот тек покажува дали компанијата може да ги плати обврските навреме. И двете мерки се потребни, но во секојдневното управување готовинскиот тек често бара побрза реакција.
Направете прогноза за најмалку три наредни месеци. Во неа внесете ги сите очекувани наплати според реалните датуми, а не само според датумите на издавање фактури. Потоа внесете ги платите, придонесите, даночните обврски, закупнината, ратите, набавките, комуналните трошоци и другите редовни плаќања.
Ако прогнозата покажува недостиг, реагирајте пред да доспее обврската. Можно е да се забрза наплатата, да се договори аванс со клиент, да се преговара за рок со добавувач или да се одложи набавка што не е неопходна. Изборот зависи од бизнисот. Не е разумно, на пример, да се одложи набавка на материјал што директно носи продажба, но може да се одложи инвестиција која нема непосреден ефект врз приходот.
Корисно е да се создаде и парична резерва. Нејзината висина зависи од сезоналноста, стабилноста на наплатата и фиксните трошоци. Компанија со неколку големи клиенти и рокови на наплата од 60 дена има поголем ризик од фирма со многу мали, редовни наплати. Резервата не е неактивен трошок – таа е заштита за платите, даноците и клучните обврски во послаб месец.
Даночните обврски внесете ги во редовниот план
Даноците не треба да се пресметуваат само кога ќе дојде рокот за поднесување пријава. Тие се предвидлива обврска и треба да бидат дел од месечниот финансиски план. ДДВ, персонален данок, придонеси, данок на добивка и други обврски имаат различна динамика, зависно од статусот и активноста на компанијата.
Практично решение е дел од средствата за даночни обврски да се издвојува веднаш по наплатата. На тој начин парите што реално не се расположливи за трошење нема да се потрошат за тековни набавки или лични потреби. Ова е особено корисно за бизниси со променливи месечни приходи.
Законските правила и рокови може да се менуваат, па планирањето мора да се потпира на ажурни пресметки и навремена сметководствена евиденција. Доцнењето не носи само дополнителен трошок. Носи и непотребен притисок врз менаџментот во период кога вниманието треба да биде насочено кон клиентите и работата.
Не ја потценувајте цената на неусогласеноста
Неправилно евидентиран трошок, непотполна документација или ненавремено поднесена пријава може да има последици што се поголеми од првичната заштеда. Затоа финансискиот план треба да вклучи и редовна проверка на документацијата: влезни и излезни фактури, договори, банкарски изводи, патни налози и оправданост на расходите.
Точната евиденција не е само услов за усогласеност. Таа му дава на сопственикот доверливи информации за тоа кои услуги, производи или клиенти носат најдобра маржа.
Поставете буџет што може да се контролира
Буџетот не е забрана за трошење. Тој е договор со самите себе за тоа каде компанијата ќе ги насочи средствата и што очекува да добие за возврат. Најкорисен е кога расходите се поделени на фиксни и променливи.
Фиксните расходи, како закупнина, плати, софтвер или книговодствени услуги, се релативно предвидливи. Променливите расходи, како материјали, транспорт, маркетинг или надворешни соработници, бараат почеста проверка. Кога приходот е понизок од планираниот, најчесто прво се преиспитуваат променливите трошоци, без да се наруши квалитетот на испораката кон клиентите.
Секој поголем трошок треба да одговори на три прашања: дали е неопходен сега, како ќе влијае врз готовинскиот тек и како ќе се измери неговиот резултат. Ново возило, опрема, вработување или маркетинг кампања може да биде добра инвестиција, но само ако компанијата има капацитет да ја финансира и ако очекуваниот ефект е реално проценет.
Следете неколку показатели, но реагирајте навреме
Мал бизнис нема потреба од десетици извештаи за да биде добро управуван. Потребна му е редовна слика за наплатата на побарувањата, обврските што доспеваат, бруто-маржата, месечните фиксни трошоци и расположливата готовина. Овие показатели брзо откриваат дали растот е здрав или само создава поголема потреба од финансирање.
Прегледот правете го во ист термин секој месец, по можност веднаш штом се евидентираат клучните документи. Споредете го планот со реализацијата и побарајте причина за секое поголемо отстапување. Ако наплатата доцни, проблемот можеби е во роковите што им ги давате на клиентите. Ако трошоците растат, можеби добавувачките цени се сменети или нема доволна контрола на набавките.
Надворешен сметководствен и советодавен партнер може да помогне овие податоци да се претворат во навремени одлуки, а не само во извештаи за минатото. AKAUNT GRUP работи токму со вакви практични потреби – точна евиденција, даночна усогласеност и јасна поддршка за секојдневното работење.
Најкорисниот финансиски план е оној што го користите кога треба да одлучите, не оној што останува зачуван во папка. Почнете со реална состојба, ажурирајте ја редовно и побарајте стручна поддршка пред малото отстапување да стане сериозна обврска.