Фактурата е издадена, вработените очекуваат плата, а рокот за даночна пријава се приближува. Во ваква ситуација, прашањето дали фирма мора да има сметководител не е само формалност. Одговорот влијае врз законската усогласеност, точноста на податоците и способноста на сопственикот да носи добри деловни одлуки.
Краткиот одговор е: фирмата мора да има уредено и законски усогласено сметководство, но не мора во секој случај да има вработен сметководител со полно работно време. За многу мали и средни компании, надворешна сметководствена услуга е попрактично и поекономично решение. Сепак, изборот зависи од обемот на работење, дејноста, бројот на документи и даночните обврски.
Дали фирмата мора да има сметководител според законските обврски?
Секое трговско друштво има обврска да води деловни книги и да обезбеди веродостојна евиденција за своите деловни настани. Тоа значи дека приходите, трошоците, побарувањата, обврските, имотот, платите и даноците треба да бидат правилно евидентирани и поткрепени со соодветна документација.
Во пракса, ова подразбира навремено книжење на влезни и излезни фактури, следење на банкарски изводи, пресметка на плати и придонеси, подготовка на даночни пријави и изготвување годишна сметка и финансиски извештаи кога тоа е применливо. Обврските може да бидат пошироки ако фирмата е ДДВ-обврзник, има вработени, увезува или извезува, работи со залихи или врши дејност со посебни прописи.
Затоа, суштината не е само во називот на работното место „сметководител“. Законски и деловно значајно е сметководствените работи да ги извршува стручно лице или регистриран давател на сметководствени услуги, во согласност со важечките правила. Одговорноста за тоа сметководството да биде навремено и точно останува и кај управителот на фирмата, дури и кога услугата е доверена на надворешен партнер.
Вработен сметководител или надворешна сметководствена фирма?
Фирмата има избор како ќе ги организира овие работи. Може да вработи лице во својот тим или да склучи договор со надворешна сметководствена фирма. Вториот модел е чест кај стартапи, трговски друштва со мал број документи и компании кои немаат потреба од секојдневно присуство на финансиски службеник во канцеларија.
Надворешната услуга обично носи пристап до повеќе видови знаење: тековно книговодство, даночни пресметки, пријави, плати и консултации при конкретна деловна одлука. Наместо трошок за плата, придонеси, обука и софтвер за внатрешен кадар, фирмата плаќа услуга според својот обем и потреби.
Од друга страна, внатрешен сметководител може да биде оправдан за фирма со голем број дневни трансакции, комплексни залихи, повеќе вработени, чести пресметки или потреба од постојана финансиска контрола во рамки на производството и продажбата. Во таков случај, најдобар резултат често се постигнува кога внатрешниот финансиски тим соработува со надворешни даночни и сметководствени експерти.
Кога не е доволно сопственикот сам да води евиденција?
Многу основачи започнуваат со табела за приходи и расходи, папка со фактури и основно следење на плаќањата. Таквата евиденција може да помогне за личен преглед на бизнисот, но не е замена за професионално сметководство.
Проблемот најчесто не се појавува во месецот кога има само неколку фактури. Се појавува кога ќе дојде првата контрола, кога треба да се пријави ДДВ, кога ќе се исплати плата или кога деловен партнер ќе побара точни финансиски податоци. Една погрешно заведена фактура, непризнаен трошок или пропуштен рок може да создаде дополнителни обврски, камати и непотребен притисок врз работењето.
Самостојното водење евиденција носи уште еден ризик: сопственикот троши време на административни задачи наместо на клиенти, продажба, набавка и развој на услугата. Сметководителот не е само лице што внесува документи. Добро организираната сметководствена поддршка дава слика за тоа колку фирмата навистина заработува, кои трошоци растат и каква ликвидност може да се очекува.
Како да одлучите каков сметководствен модел ви е потребен?
Најдобрата одлука не се носи само според месечната цена. Пониска цена има смисла само ако услугата ги покрива реалните обврски на фирмата и ако документите се обработуваат навреме. Практично е да се разгледаат бројот на фактури, вработените, ДДВ-статусот, дејноста, работата со готовина, залихите и планот за раст во следните 12 месеци.
За новооснована фирма со ограничен број трансакции, надворешно сметководство најчесто е рационален избор. Покрај основното книжење, на сопственикот му е потребна помош при избор на даночен третман, подготовка на почетна документација и воспоставување ред во чувањето на документите.
Кај фирма што расте, клучно е сметководителот да не работи само ретроспективно. Управителот треба навремено да добива известување за даночни обврски, рокови, невообичаени трошоци и документација што недостига. Тука разликата меѓу обично книжење и вистинска деловна поддршка станува особено видлива.
Кај производни, трговски и услужни компании со посложено работење, потребни се и подетални контроли. Залихите, калкулациите, увозната документација, договорите со добавувачи и исплатите кон вработени бараат координирана работа. Во такви услови, сметководствената услуга треба да биде дел од финансиската организација, а не задача што се решава во последен момент.
Што треба да очекувате од професионален сметководител?
Добриот сметководствен партнер не ветува само „водење книги“. Тој воспоставува јасен процес: кои документи се доставуваат, до кој датум, кој ги одобрува и како фирмата добива преглед на обврските. Ова е особено важно кога има повеќе лица што издаваат фактури, примаат стока или вршат плаќања.
Професионалната услуга треба да вклучува точна обработка на документацијата, навремени даночни пресметки, следење на законските рокови и достапност за практични прашања. Исто така, треба да има јасна комуникација кога документацијата е нецелосна или кога одредена деловна одлука може да создаде даночен ризик.
Пред да изберете партнер, побарајте конкретен одговор за тоа што е вклучено во услугата. Проверете дали се опфатени платите, даночните пријави, годишната сметка, административната поддршка и советувањето. Прашајте и како се определува цената кога ќе се зголеми бројот на документи или кога фирмата ќе влезе во ДДВ-системот. Јасниот договор спречува недоразбирања и овозможува подобро планирање на трошоците.
Сметководството е и за управување, не само за усогласеност
Точните бројки му помагаат на управителот да одлучи дали може да инвестира, да вработи ново лице, да понуди подолг рок на плаќање или да преговара за подобри услови со добавувач. Ако финансиските податоци доцнат или се неточни, и најдобрата деловна идеја може да се соочи со проблем со готовинскиот тек.
Затоа, прашањето не е дали сметководителот е трошок што може да се одложи. Прашањето е кој ќе се грижи вашите обврски да бидат исполнети, а вашите бројки да бидат доволно точни за сигурно управување. Со навремена и професионална поддршка, фирмата добива повеќе време за работа со клиенти и помалку неизвесност околу документите, даноците и роковите.