Деловната соработка ретко пропаѓа поради лоша идеја. Почесто проблемот настанува кога две страни различно разбираат што е договорено, кога треба да се испорача услугата или кој го носи трошокот. Различните видови договори за деловна соработка му даваат јасна правна и финансиска рамка на тој однос, но само ако договорот одговара на реалната работа што ја вршат страните.
За сопственикот или управителот, договорот не е формалност што се потпишува пред почетокот на работата. Тој е практичен документ за управување со рокови, наплата, одговорност, даноци и деловен ризик. Добро составен договор го олеснува и сметководственото евидентирање, бидејќи јасно покажува што е предмет на фактурирање и врз која основа настанал трошок или приход.
Зошто изборот на договор е деловна одлука
Нема еден договор што е соодветен за секоја соработка. Компанија што купува суровини нема исти потреби како фирма што ангажира маркетинг агенција, ниту како друштво што сака да продава преку локален дистрибутер. Називот на договорот е корисен, но неговата содржина е поважна.
Практично, договорот треба недвосмислено да одговори на неколку прашања: што точно се испорачува, во кој рок, по која цена, како се потврдува извршувањето и што се случува ако некоја страна доцни или не ја исполни обврската. Кога овие елементи се нејасни, ризикот не исчезнува – само се префрла во периодот кога ќе настане спор или проблем со наплатата.
Договорот треба да биде усогласен и со фактурата, приемницата, испратницата, извештајот за извршена услуга или другата документација што ја следи трансакцијата. Несовпаѓањето меѓу договореното и книговодствените документи создава непотребни прашања при даночна контрола, ревизија или меѓусебна пресметка.
Најчести видови договори за деловна соработка
Договор за купопродажба или набавка
Овој договор е најчест кај трговски и производни компании. Со него се уредува продажба или набавка на стоки, суровини, опрема или друг материјал. Покрај цената и количината, суштински се рокот и местото на испорака, начинот на прием, квалитетот, гаранцијата и рокот за плаќање.
Кај стоки со поголема вредност или со редовни испораки, добро е да се предвиди постапка за рекламација. Ако купувачот има определен рок во кој треба писмено да пријави недостаток, и двете страни знаат како да постапат. За продавачот, тоа значи помал ризик од неосновано задржување на плаќањето. За купувачот, значи можност навреме да го заштити својот интерес.
Договор за деловни услуги
Кога предметот на соработката е интелектуална, стручна или оперативна услуга, се користи договор за услуги. Тоа може да биде сметководствена поддршка, консалтинг, одржување на софтвер, маркетинг, превод, транспортна организација или друга услуга што не претставува продажба на стока.
Тука најважно е прецизно да се опише резултатот или обемот на работа. Формулацијата „консултантски услуги по потреба“ често е премногу широка. Подобро е да се утврди дали услугата се наплатува месечно, по час, по проект или по конкретна испорака, како и кој документ потврдува дека е извршена. Извештај, записник, електронска потврда или месечна спецификација може да бидат клучни докази при наплата.
Рамковен договор
Рамковниот договор е практичен кога компаниите работат континуирано, но не можат однапред да го одредат точниот обем на секоја поединечна нарачка. Во него се поставуваат општите услови: цени или начин на нивно формирање, рокови, услови за плаќање, квалитет и одговорност. Потоа, секоја поединечна набавка или услуга се договара преку нарачка, понуда, спецификација или друг оперативен документ.
Овој пристап штеди време и ја намалува можноста секоја нова трансакција да се договара од почеток. Но, рамковниот договор не треба да биде премногу општ. Треба да е јасно кој документ има предност ако нарачката содржи услов различен од основниот договор.
Договор за посредување или застапување
Компанија што сака да најде купувачи, добавувачи или деловни можности може да ангажира посредник. Кај посредувањето, посредникот најчесто поврзува две страни, додека кај застапувањето застапникот може да има поширока улога во преговорите или склучувањето договори во име на налогодавачот, во зависност од дадените овластувања.
Најчувствителното прашање е провизијата. Во договорот треба да биде наведено кога таа се стекнува: со пронаоѓање клиент, со потпишување договор, со испорака или со наплата од клиентот. Ако тоа не е прецизирано, може да се појави спор дали посредникот има право на надомест кога зделката е откажана или купувачот не платил.
Договор за дистрибуција
Дистрибуцијата е соодветна кога производител или увозник сака друг субјект да продава производи на определен пазар или територија. Дистрибутерот обично купува и препродава во свое име и за своја сметка, па затоа е важно да се уредат продажните цени, минималните количини, условите за складирање, маркетингот и користењето на брендот.
Ексклузивноста бара особено внимание. Таа може да му даде сигурност на дистрибутерот да инвестира во продажна мрежа, но може да го ограничи производителот ако дистрибутерот не ги постигнува очекуваните резултати. Решение е ексклузивноста да се врзе за мерливи продажни цели и јасни услови за прекин.
Договор за заеднички проект или деловно-техничка соработка
Кога две компании вложуваат различни ресурси за заедничка цел – на пример, една обезбедува технологија, а друга продажна мрежа или производство – потребен е договор што прецизно го уредува придонесот на секоја страна. Не е доволно да се наведе дека страните ќе соработуваат и ќе делат добивка.
Треба да се дефинира кој ги носи трошоците, кому му припаѓаат резултатите од проектот, како се делат приходите, кој донесува одлуки и како се постапува ако една страна се повлече. Кај ваквите односи, дополнително значење имаат доверливоста и заштитата на деловните информации, техничките решенија и клиентската база.
Клучни клаузули што не треба да останат нејасни
Без оглед на видот на договорот, неколку одредби треба да бидат напишани конкретно. Предметот на договорот треба да биде мерлив, а не само општа намера за соработка. Цената треба да вклучува дали е со или без ДДВ, кога се издава фактурата, кој е рокот за плаќање и дали се предвидени камати или други последици при доцнење.
Роковите се исто толку важни како и цената. Потребно е да се утврди датум или јасен начин на пресметување на рокот, како и последиците од доцнење. Доколку работата зависи од материјали, податоци или одобрение од нарачателот, договорот треба да утврди дека рокот се продолжува кога тие не се доставени навреме.
Корисно е да се уредат и доверливоста, заштитата на податоци, правото на користење авторски или други интелектуални права, условите за раскинување и начинот на решавање спорови. Не секој договор бара иста сложеност. За еднократна услуга со мала вредност, прекумерно долг договор може да ја отежне работата. За долгорочна или вредносно значајна соработка, краток и нејасен документ носи далеку поголем ризик.
Сметководствени и даночни аспекти
Договорот директно влијае врз начинот на кој се евидентира деловниот настан. Кај продажба на стока, документацијата треба да ја потврди испораката. Кај услуга, потребно е да постои доказ дека услугата е навистина извршена. Самата фактура не секогаш е доволна ако нема договор, нарачка или потврда за реализирана работа.
ДДВ третманот зависи од видот на прометот, местото на промет и статусот на страните. Кога се работи со странски партнери, дополнително треба да се провери дали постои обврска за задржан данок, посебен ДДВ третман или документација за примена на договор за избегнување двојно оданочување. Кај поврзани лица, цените и условите треба да бидат поставени внимателно, со соодветна документација за трансферни цени кога тоа е применливо.
Посебна претпазливост е потребна кога компанија ангажира физичко лице. Договорниот однос, начинот на исплата и даночните обврски треба да се разгледаат според конкретната ситуација, а не да се копира модел што се користел за друг соработник.
Пред потпис, проверете дали договорот може да се спроведе
Добар договор не служи само за случај на спор. Тој треба да биде доволно јасен за вработените да знаат како да нарачаат, испорачаат, фактурираат и наплатат без постојано дополнително толкување. Затоа, пред потпис, проверете дали договорените обврски се реални во секојдневното работење и дали финансиската документација може да ги следи.
Кога договорот, фактурата и реалната испорака зборуваат ист јазик, компанијата работи посигурно. Навремената правна, даночна и сметководствена проверка пред почетокот на соработката е далеку поедноставна од исправување на последиците откако ќе настане проблем.