Даночна контрола на фирма не е проблем само кога ќе пристигне известување од Управата за јавни приходи. Најчесто, ризикот се создава многу порано: со нецелосна документација, погрешно евидентирани трошоци, доцна поднесени пријави или разлика меѓу книговодствената состојба и реалното работење. Добро организираната фирма не се подготвува за контрола за неколку дена, туку одржува ред во финансиските и даночните евиденции во текот на целата година.
За сопственикот или управителот, целта не е само да се избегнат казни. Целта е да има јасна слика за обврските, да може навремено да одговори на барањата на инспекторот и да продолжи со редовното работење без застој. Тоа бара точни книговодствени податоци, уредни документи и лице што ја разбира даночната позиција на компанијата.
Што проверува даночната контрола на фирма
Обемот на контролата зависи од дејноста, периодот што се проверува и причината поради која е започната постапката. Кај трговските друштва најчесто се проверуваат пресметките и пријавите за данок на додадена вредност, данок на добивка, персонален данок на доход и придонеси. Се споредуваат доставените пријави со главната книга, фактурите, банкарските изводи, договорите и другата деловна документација.
Кај фирми што работат со готовина, посебно значење има фискалното работење и усогласеноста на прометот со евиденциите. Кај производните компании, контролата може да опфати залихи, нормативи, потрошен материјал и движење на стока. Кај услужните дејности, вниманието често е насочено кон договорите со клиенти и соработници, фактурирањето и оправданоста на расходите.
Инспекторот не оценува само дали постои документ. Се проверува дали документот е веродостоен, дали е правилно книжен, дали се однесува на деловна активност и дали даночниот третман е соодветен. На пример, фактура без доказ за извршена услуга може да биде недоволна за признавање на расход или за користење одбивка на ДДВ. Затоа секоја трансакција треба да има јасна деловна логика и документарна трага.
Подготовка пред да започне контролата
Најдобрата подготовка е редовна, а не реактивна. Кога книжењето се врши навремено и документите се доставуваат континуирано, фирмата може брзо да ја извади потребната документација за конкретен период. Ако документите се чуваат кај повеќе лица, во електронска пошта, во магацин или без јасна архива, подготовката станува бавна и создава простор за пропусти.
Проверете ја усогласеноста на евиденциите
Пред контролата, потребно е да се усогласат салдата со купувачите и добавувачите, банкарските изводи, благајната, залихите и обврските кон вработените. Разликите не значат автоматски прекршок, но мора да има објаснување и соодветна исправка каде што е потребна.
Посебно внимание бараат ДДВ-книгите. Влезните и излезните фактури треба да се совпаѓаат со пријавениот промет, а даночниот кредит да биде поткрепен со исправна документација. Ако е поднесена коригирана пријава или е извршена исправка во книговодството, треба да постои јасно образложение за причината и периодот на кој се однесува.
Обезбедете ги клучните документи
За даночна проверка најчесто се потребни договори, фактури, испратници, приемници, банкарски изводи, извештаи од фискален систем, платни листи, пресметки за придонеси, одлуки на управител и документација за залихи. Не секој документ е релевантен во секоја контрола, но фирмата треба да знае каде се наоѓа и кој е одговорен за негово доставување.
Електронската архива е практична само ако е прегледна. Документите треба да бидат именувани по период, партнер или вид на трансакција, а пристапот да биде контролиран. Брзото наоѓање документ не е административна ситница – тоа покажува дека фирмата има уреден систем и го намалува притисокот врз вработените за време на контролата.
Одредете едно лице за комуникација
Вообичаена грешка е повеќе лица некоординирано да одговараат на прашања од инспекторот. Управителот, комерцијалниот сектор и сметководството може да имаат различна перспектива за иста трансакција. Затоа е корисно да постои одговорно лице кое ја координира документацијата и комуникацијата со даночниот орган.
Тоа не значи дека сопственикот треба да биде исклучен. Напротив, тој треба да биде информиран за текот на постапката, особено кога се бараат објаснувања за значајни договори, позајмици, поврзани лица или невообичаени деловни настани. Но одговорите треба да бидат проверени, јасни и засновани на документи.
Како да постапувате за време на контрола
Кога ќе се побара документација, доставете ја во утврдениот рок и во формата што е побарана. Не одложувајте без причина, но не доставувајте ниту непроверени или ирелевантни материјали. Секој документ треба претходно да се прегледа за да се потврди дека се однесува на бараниот период и трансакција.
Ако некој документ не е веднаш достапен, подобро е навреме да се објасни причината и да се побара разумен рок за доставување. Обидот да се реконструира документација без реална основа создава многу поголем ризик од тоа отворено да се утврди пропустот и да се разгледа законскиот начин за негово отстранување.
Во текот на постапката, водете интерна евиденција за доставените документи, поставените прашања и дадените објаснувања. Така се избегнува дуплирање на материјали и се обезбедува фирмата да има целосна слика за комуникацијата. Кај посложени случаи, даночниот советник или надворешниот сметководствен партнер може да помогне да се објасни даночниот третман на конкретна трансакција на прецизен и професионален начин.
Најчести ризици што може да ги открие контролата
Голем дел од утврдените неправилности не произлегуваат од сложени даночни шеми, туку од секојдневни пропусти. Најчесто се појавуваат следните ситуации:
- расходи без доволна документација или без јасна поврзаност со дејноста на фирмата;
- фактури, испратници и договори со неусогласени датуми, износи или опис на услугата;
- ненавремено пријавени даноци, придонеси или промени што влијаат врз даночната обврска;
- неусогласени залихи, благајнички состојби и промет евидентиран преку фискален систем.
Овие ризици не се решаваат со еднократно средување на архивата. Потребна е јасна процедура: кој прима документ, кој проверува дали е комплетен, кога се доставува до сметководство и како се архивира. Кај помалите фирми, каде една личност врши повеќе функции, ваквата процедура е уште поважна бидејќи го намалува ризикот нешто да остане незаведено.
По записникот: роковите се дел од заштитата
По извршената контрола, фирмата може да добие записник со констатации. Овој документ треба внимателно да се разгледа заедно со сметководител или даночен советник. Не секоја констатација мора да биде прифатена без проверка, но секоја забелешка мора да се сфати сериозно и да се разгледа во рамките на пропишаните рокови.
Ако постои несогласување со фактичката состојба или со даночниот третман, потребно е навремено да се обезбедат докази и образложение. Ако, пак, се утврди реален пропуст, фирмата треба да процени како да го коригира и како да спречи повторување. Практичната вредност на контролата е токму во тоа што ги покажува слабите точки во процесот, пред тие да создадат поголем финансиски товар.
Редовното сметководство е најдобра подготовка
Даночната дисциплина не е само обврска кон институциите. Таа е основа за подобра одлука за ликвидноста, трошоците, наплатата и растот на компанијата. Кога документацијата е точна, управителот побрзо гледа што се случува во бизнисот и може посигурно да планира.
АКАУНТ ГРУП им помага на компании во Скопје и низ Северна Македонија да одржуваат точни книговодствени евиденции, навремени даночни пресметки и практична административна поддршка. Најкорисниот чекор е да не чекате даночна контрола на фирма за да проверите дали системот функционира. Редовниот преглед на документите и обврските носи помал ризик, помирно работење и повеќе време за работата што го движи вашиот бизнис.