Кога на сметката има средства, лесно е да се претпостави дека компанијата работи добро. Но, состојбата на сметката во еден ден не кажува дали ќе има доволно средства за плати, добавувачи, даноци и рати во следниот месец. Добриот водич за финансиско планирање почнува токму тука: со јасна слика за тоа што влегува, што излегува и кои обврски доаѓаат.
За сопствениците и менаџерите, финансиското планирање не е административна формалност. Тоа е практичен начин да се избегнат доцнења, непланирани задолжувања и одлуки донесени под притисок. Кај нова компанија, планот создава основа за контролирано почнување. Кај фирма што веќе работи, тој покажува каде се губи маржа, кога е оправдана инвестиција и колкав ризик може реално да се преземе.
Што треба да опфати финансискиот план
Финансискиот план не мора да биде сложен документ со многу табели. Треба да биде точен, редовно ажуриран и разбирлив за лицето што носи деловни одлуки. Во основа, тој ги поврзува приходите, трошоците, даночните обврски, наплатата од клиентите и расположливите парични средства.
Најкорисен е кога се изработува на две нивоа. Годишниот план ја дава насоката – очекуван обем на продажба, инвестиции, број на вработени и целна добивка. Месечниот план ја следи реалноста – фактури кои доспеваат, обврски кон добавувачи, плати, закупнини, даноци и други тековни издатоци.
План без споредба со реалните податоци брзо станува неупотреблив. Затоа, најмалку еднаш месечно споредете што е планирано со она што е остварено. Ако продажбата е пониска од очекуваното, ако наплатата доцни или ако растат набавните цени, корекцијата треба да се направи веднаш, а не на крајот од годината.
Почнете од приходите, но планирајте ја наплатата
Честа грешка е приходот да се смета како готовина што веќе е достапна. Фактурата издадена денес може да биде наплатена за 15, 30, 60 или повеќе дена. Во меѓувреме, компанијата има обврски што не чекаат.
Затоа, во планот одделете ги очекуваните приходи од очекуваната наплата. За секој поголем клиент или договор, наведете кога ќе се изврши услугата или испораката, кога ќе се издаде фактурата и кога реално се очекува уплатата. Кај компании со сезонска продажба, оваа разлика е особено важна. Висок приход во одреден месец не значи дека ликвидноста ќе биде добра во истиот период.
Попрецизна слика ќе добиете ако клиентите ги поделите според нивната навика за плаќање. Редовен клиент со договорен рок од 30 дена не носи ист ризик како нов клиент без историја на навремена наплата. Доколку доцнењата се повторуваат, финансискиот план треба да предвиди резерва, поактивна наплата или промена на условите за плаќање.
Буџетирајте ги трошоците по нивната природа
Трошоците не се само сметки што треба да се платат. Тие покажуваат како компанијата го користи својот капитал и каде може да се подобри ефикасноста. Практично е да се поделат на фиксни и променливи трошоци.
Фиксните трошоци, како плати, закупнина, сметководствени услуги, софтверски претплати и одредени осигурувања, продолжуваат и кога продажбата е пониска. Променливите трошоци зависат од обемот на работа: материјали, транспорт, провизии, надворешни изведувачи или пакување. Оваа поделба помага да се пресмета минималниот приход потребен за компанијата да ги покрива обврските.
Не е секое намалување на трошок добра одлука. Намалување на трошок за квалитетна контрола, обука или навремено сметководство може да создаде поголем ризик од краткорочната заштеда. Од друга страна, расходите што не носат приход, не ја подобруваат услугата и не се неопходни за работењето треба редовно да се преиспитуваат.
Ликвидноста е дневна деловна дисциплина
Добивката и ликвидноста не се исто. Компанијата може да прикаже добивка, а сепак да нема доволно средства за тековните обврски поради ненаплатени побарувања или преголеми залихи. Затоа, паричниот тек е една од најважните алатки во финансиското планирање.
Изработете месечен преглед на почетната состојба на средства, очекуваните приливи и сите планирани одливи. Во одливите вклучете ги платите, придонесите, даноците, добавувачите, кредити, закупнина и редовни административни трошоци. Кога планот покажува недостиг во одредена недела или месец, има време за дејствување: забрзување на наплатата, договор со добавувач, одложување на расход што не е итен или обезбедување дополнително финансирање.
Резервата во готовина не е неискористен потенцијал, туку заштита за деловното работење. Нејзиниот соодветен износ зависи од дејноста, стабилноста на клиентите, договорните рокови и сезоналноста. Компанија со редовни месечни договори може да има поинаква потреба од резерва од трговец што набавува залиха однапред.
Даночните обврски внесете ги во планот навреме
Даноците не треба да се пресметуваат само кога ќе дојде рокот за пријава или плаќање. Данокот на додадена вредност, данокот на добивка, персоналниот данок, придонесите и другите обврски имаат директно влијание врз паричниот тек.
Кога се планира продажба, набавка или инвестиција, потребно е да се согледа и даночниот третман. На пример, одлуката за набавка на опрема, користење надворешна услуга или ангажирање ново лице има различни финансиски и даночни последици. Најевтината опција на прв поглед не е секогаш најповолна по пресметаните обврски и реалниот ефект врз ликвидноста.
Точната евиденција е предуслов за точен план. Нередовно доставени документи, нецелосни фактури и мешање на приватни и деловни трошоци создаваат погрешна слика за работењето и го зголемуваат ризикот од неусогласеност. Финансискиот план е сигурен само колку што се сигурни податоците во него.
Одредете показатели што навистина помагаат
Сопственикот не мора секој ден да анализира десетици финансиски извештаи. Неколку јасни показатели се доволни за навремено да се забележи проблем. Следете ја реалната наплата во однос на издадените фактури, просечниот период на наплата, месечните фиксни трошоци, бруто-маржата и расположливите средства за следните обврски.
Кај трговски фирми, залихата бара посебно внимание. Преголема залиха го врзува капиталот и носи ризик од застарување на производите. Премала залиха, пак, може да значи изгубена продажба. Кај услужните компании, најголемите ризици често се врзани за искористеноста на вработените, договорената цена и зависноста од мал број клиенти.
Показателите треба да водат кон одлука. Ако периодот на наплата се продолжува, не е доволно само да се констатира тоа. Потребни се конкретни мерки: јасни рокови во договорите, потсетување пред доспевање, авансно плаќање каде што е оправдано или ограничување на нови испораки за клиент со значајно доцнење.
Водич за финансиско планирање при раст и инвестиции
Растот е позитивен само ако компанијата може финансиски да го поддржи. Нов вработен, дополнителна деловна единица, нова машина или поголем обем на набавки често бараат средства пред да почнат да носат приход. Затоа, секоја инвестиција треба да се разгледа преку очекуваниот прилив, рокот на поврат и влијанието врз тековната ликвидност.
Корисно е да се направат најмалку две сценарија. Во реалното сценарио, приходите и трошоците се поставуваат според тековните податоци. Во повнимателното сценарио, наплатата е побавна, продажбата е пониска или трошоците се повисоки. Ако инвестицијата е одржлива само во најоптимистичната варијанта, ризикот е поголем отколку што изгледа.
Надворешната финансиска поддршка, кредитот или лизингот може да бидат оправдани кога се врзани за јасна деловна цел и отплатата е вклучена во паричниот тек. Не треба да се користат за трајно покривање на редовни оперативни загуби без план за нивно отстранување.
Финансискиот план бара ред и стручна поддршка
Најдобар резултат се постигнува кога сопственикот навреме ги доставува деловните информации, а сметководствениот партнер ги претвора во точни извештаи, даночни пресметки и практични насоки. Таа соработка овозможува одлуките да се носат врз основа на бројки, а не врз претпоставки.
Во AKAUNT GRUP, финансиското и сметководственото следење се поставува како поддршка за секојдневното работење, не само како обврска кон институциите. Редовниот преглед на резултатите, обврските и ликвидноста му дава на менаџментот време да реагира пред проблемот да стане итен.
Добро поставениот финансиски план не ветува дека нема да има непредвидени ситуации. Тој обезбедува компанијата да ги препознае порано, да ги измери нивните последици и да избере решение со помал ризик за работењето.