Една пропуштена влезна фактура, погрешно евидентиран промет или задоцнет даночен документ може да изгледа како мала административна работа. Во пракса, најчести грешки во книговодство носат погрешна слика за ликвидноста, дополнителни трошоци, даночен ризик и време потрошено на исправки наместо на управување со бизнисот.
За сопственикот или менаџерот, книговодството не е само законска обврска. Тоа е основата врз која се носат одлуки за цени, набавки, вработувања, инвестиции и наплата од клиенти. Кога евиденцијата е точна и навремена, бројките даваат контрола. Кога не е, проблемите најчесто се откриваат пред рок, при инспекциски надзор или во момент кога на компанијата ѝ е потребна точна финансиска состојба.
Книговодителот може да работи прецизно само со документацијата што ја добива. Кога фактури, изводи од банка, договори, патни налози или потврди за трошоци се доставуваат доцна, се зголемува можноста за нецелосно книжење и пропуштање рокови.
Особено чувствителни се документите поврзани со ДДВ, исплата на плати, увоз, услуги од странство и промени во договорни односи. Не е доволно документите да се предадат „кога ќе се соберат“. Потребен е редовен месечен процес, со јасен рок и одговорно лице во компанијата.
Кај микро и мали компании ова е честа појава: деловната картичка се користи за личен трошок, или лична картичка се користи за трошок на фирмата без соодветен документ и образложение. Така се создава нејасна трага за тоа кој трошок е навистина поврзан со дејноста.
Не секое плаќање од сметката на компанијата автоматски е признат деловен расход. За даночен третман се важни намената, веродостојната документација и усогласеноста со прописите. Во одредени ситуации, трошокот може да се евидентира, но да не биде даночно признат. Затоа, одлуката не треба да се носи според тоа од која картичка е извршено плаќањето, туку според деловната суштина и документите што го докажуваат.
Фактура со погрешен купувач, недоволен опис на услугата, неточен датум, погрешно пресметан ДДВ или несоодветно искажани износи може да создаде проблем и за издавачот и за примателот. Истото важи и за фактури што не се усогласени со договорот, понудата или реално извршената испорака.
Компаниите што работат со повеќе клиенти или добавувачи често ја потценуваат проверката пред издавање. Практиката покажува дека една кратка контрола на податоците за клиентот, ставките, датумите и даночниот третман е поефикасна од подоцнежно сторнирање и повторно издавање документи.
Даночните правила не се применуваат исто за секоја продажба, услуга или набавка. Разлика може да направат видот на прометот, местото каде е извршена услугата, статусот на деловниот партнер, договорните услови и моментот на настанување на обврската.
На пример, услуги кон странски клиент, набавка на услуга од странство или промет со специфичен даночен третман не треба да се книжат по претпоставка. Грешката не е секогаш во пресметката, туку во почетната класификација на трансакцијата. Ако основата е погрешна, и даночната пријава може да биде неточна.
Салдото во деловните книги треба да има поткрепа во реалната состојба. Ако банкарските изводи не се усогласуваат редовно, лесно остануваат нераспределени уплати, двојно евидентирани трошоци или провизии што не се прокнижени.
Истото важи и за побарувањата и обврските. Компанијата може да прикажува добивка, но да нема доволно средства на сметка бидејќи клиентите доцнат со плаќање. Без редовно следење на отворените ставки, менаџментот може да донесе одлука врз основа на приход кој сè уште не е наплатен.
Трговските и производствените компании се особено изложени ако залихите се водат само формално. Разлика меѓу книговодствена и фактичка залиха може да настане поради отпишување, кало, растур, неисправни евиденции при прием или испорака, како и поради ненавремена пописна постапка.
Кај основните средства, проблем се јавува кога набавката не е правилно класифицирана. Некој трошок може да биде тековен расход, а некое вложување може да претставува средство кое се амортизира. Точниот третман зависи од природата, вредноста и намената на вложувањето. Нема универзално правило што може да се примени без увид во конкретниот случај.
Дел од проблемите не настануваат во книговодствената евиденција, туку во секојдневното работење. Продажбата договара попуст без писмена потврда, набавката плаќа аванс без јасна документација, а управителот склучува договор без да провери какви даночни и финансиски обврски создава.
Затоа, добрата финансиска администрација бара комуникација меѓу сопственикот, комерцијалниот тим и книговодството. Пред поголема набавка, нов вид услуга, работа со странски партнер или промена во начинот на исплата, навремената консултација може да спречи погрешно поставен процес.
Книговодството не треба да биде последната станица каде се испраќаат документи. Тоа треба да биде дел од контролата пред да се преземе обврска што има финансиска или даночна последица.
Најдобриот пристап не е да се создаде непотребна бирократија, туку да се воспостави едноставен и повторлив ред. За повеќето мали и средни компании, доволни се неколку јасни правила:
Овие правила не се исти за секоја фирма. Производствена компанија ќе има посилен фокус на нормативи, залихи и производни трошоци. Трговецот ќе треба внимателно да ја следи маржата, приемот и испораката на стока. Услужната компанија ќе има поголема потреба од контрола на договори, часови на работа и навремено фактурирање. Но принципот е ист: финансиските податоци мора да бидат целосни, проверливи и достапни кога се потребни.
Аутсорсираното книговодство не значи дека сопственикот ја губи контролата. Напротив, кога има јасен процес и професионален партнер, сопственикот добива преглед без да троши време на оперативни детали. Партнерот не само што ги евидентира документите, туку укажува на неусогласености, следи рокови и помага финансиските обврски да се разберат навреме.
Вредноста е најголема кога комуникацијата е двонасочна. Компанијата треба навреме да ги сподели промените во работењето, а книговодствениот тим да постави јасни прашања кога документите не се доволни. AKAUNT GRUP работи токму со таков пристап: прецизна евиденција, даночна поддршка и практична администрација приспособени на реалните потреби на бизнисот.
Најсигурната контрола не се создава во денот кога треба да се поднесе пријава. Таа се гради со навремени документи, јасни одговорности и редовен преглед на бројките. Кога тие три работи се поставени правилно, книговодството престанува да биде извор на неизвесност и станува корисна основа за секоја следна деловна одлука.
Практичен водич за корпоративен данок: кој е обврзник, како се утврдува даночната основа и како…
Научете ги најдобрите практики за даночна усогласеност: точни евиденции, рокови, контроли и стручна поддршка за…
Водич за основање ДОО: документи, постапка, даноци и практични чекори за сигурен почеток на бизнис…
Даночна контрола на фирма: практична подготовка на документација, рокови и даночни обврски за помал ризик…
Стартап финансирање фирми: како да изберете извор на капитал, да ја заштитите ликвидноста и да…
Автоматизација на фактури го намалува рачниот внес, ги контролира роковите и му дава на бизнисот…