Како се води евиденција на залихи во фирма

Залиха што постои во магацин, а не постои во деловните книги, создава проблем. Истото важи и обратно: евидентирана стока што недостига при попис може да значи грешка во документирањето, загуба или неовластено трошење. Затоа, прашањето како се води евиденција на залихи не е само административна обврска, туку основа за реална контрола на трошоците, продажбата и ликвидноста на фирмата.

За трговско друштво, производствен погон или услужна фирма што користи материјали, точната евиденција покажува што е набавено, што е потрошено, што е продадено и колкава вредност останува на крајот на периодот. Таа информација е потребна за правилно книжење, пресметка на трошоци, подготовка на финансиски извештаи и даночно усогласување.

Што опфаќа евиденцијата на залихи

Залихите не се само готови производи на полица. Во зависност од дејноста, тие може да бидат стока за препродажба, суровини, репроматеријали, амбалажа, резервни делови, незавршено производство и готови производи. Кај ресторан, на пример, тоа се прехранбени производи и пијалаци. Кај градежна фирма, тоа може да се материјали по градилишта. Кај трговец, најчесто станува збор за стока наменета за продажба.

Добрата евиденција за секој артикл треба да одговори на неколку практични прашања: колку единици се примени, по која набавна вредност, каде се наоѓаат, колку се издадени и колку реално остануваат. Кога овие податоци се ажурни, менаџерот може навреме да нарача стока, да избегне непотребно врзување средства и да препознае артикли што бавно се движат.

Како се води евиденција на залихи во пракса

Евиденцијата почнува со уредна документација, а не со табела или софтвер. Секое движење на залихата мора да има јасен деловен документ и лице одговорно за негово одобрување. Приемот без приемница, издавањето без требување или продажбата без соодветна документација брзо создава разлика меѓу магацинот и книговодството.

Прием на стока и материјали

Кога фирмата прима стока или материјал, најнапред се проверуваат количината, видот, квалитетот и усогласеноста со нарачката и фактурата од добавувачот. По проверката се составува приемница или друг соодветен интерен документ. Во него треба да се наведат датумот, добавувачот, бројот на фактурата, артиклите, единицата мерка, примената количина и вредноста.

Важно е фактурата да не се книжи автоматски како доказ дека стоката е физички примена. Можно е испораката да е нецелосна, оштетена или да доцни. Лицето што ја прима залихата треба да ја потврди фактичката состојба, а книговодството да располага со комплетна документација.

Издавање, продажба и потрошувачка

Кога залихата излегува од магацин, движењето исто така мора да биде евидентирано. За продажба, основа се излезната фактура, фискалната сметка или друг соодветен документ. За потрошувачка во производство, сервис или интерна употреба, се користи требување, работен налог или издатница.

Не треба да се меша продажба со интерно трошење. Продадената стока носи приход, додека материјалот употребен во производство станува дел од трошокот или вредноста на готовиот производ. Правилното разграничување има директно влијание врз резултатот на работењето.

Поврат, отпад и оштетување

Повратот од купувач, враќањето на материјал во магацин, расипувањето и кало треба да се евидентираат одделно. Ако оштетената стока едноставно се избрише од количинската состојба, нема да остане трага зошто настанала разликата. За вакви ситуации се составува записник или интерен документ, со образложение и одговорни лица.

Кај дејности со природен растур, расипување или технолошки отпад, потребно е да се применуваат јасни интерни правила и да се провери даночниот третман за конкретниот случај. Не секој отпис има исто сметководствено и даночно значење.

Количинска и вредносна евиденција

Количинската евиденција покажува колку парчиња, килограми, литри или други мерни единици има од секој артикл. Таа е особено важна за магацинското работење, продажбата и набавките. Вредносната евиденција ја покажува финансиската вредност на залихите и е неопходна за сметководствените пресметки.

Најсигурен пристап е овие две евиденции да се поврзани. Магацинската картичка може да ја следи количината по артикл, а сметководствениот систем да ја следи вредноста. Кај помал обем на работа тоа може да се организира со контролирани табели, но со раст на бројот на артикли и документи, софтверското решение значително го намалува ризикот од рачни грешки.

Изборот на систем зависи од обемот на работењето. Фирма со десетина артикли и мал број месечни набавки има поинакви потреби од дистрибутер со повеќе магацини, сериски броеви и чести испораки. Сепак, и наједноставниот систем мора да обезбеди проверлива трага за секое движење.

Метод за вреднување на залихите

При набавки по различни цени, фирмата треба доследно да применува метод за утврдување на вредноста на издадените и преостанатите залихи. Во практиката често се применува методот на просечна пондерирана цена или ФИФО методот, каде прво се смета дека се издаваат најрано примените залихи.

Изборот не треба да се прави само затоа што е полесен за пресметување. Методот влијае врз вредноста на трошокот и залихата, особено кога набавните цени се менуваат. Најважно е избраниот пристап да биде соодветен на работењето, уредно документиран и применуван доследно. Промена на методот без основа може да ја наруши споредливоста на финансиските податоци.

Пописот е проверка на реалната состојба

Пописот не е формалност што се прави само на крајот на годината. Тој е моментот кога книговодствената состојба се споредува со физички затечената залиха. Ако има разлики, тие треба да се утврдат, образложат и соодветно да се евидентираат.

За квалитетен попис, фирмата треба да подготви пописни листи, да определи одговорни лица и да обезбеди јасен пресек на движењата. Додека се брои, приемот и издавањето треба да бидат запрени или строго контролирани. Во спротивно, можно е стоката да биде избројана двапати или воопшто да не биде опфатена.

Пописот треба да ја провери и состојбата на залихата, не само количината. Застарени, оштетени, неупотребливи или бавно подвижни артикли може да бараат посебна проценка на вредноста. Ова е значајно за реално прикажување на средствата на компанијата.

Најчести пропусти што создаваат разлики

Најголем дел од проблемите не настануваат во самото книжење, туку во секојдневната организација. Особено ризични се прием на стока без проверка, издавање материјал без документ, доцнење во внесувањето фактури и мешање на магацински локации.

Чести се и ситуации кога еден ист артикл се води под различни шифри, со различни единици мерка или со нејасен опис. Тогаш системот може да покаже дека има доволно залиха, а во реалноста потребниот артикл недостига. Воведувањето единствен шифрарник, одговорно лице за магацин и редовна месечна контрола обично ги намалува овие грешки.

Организирајте јасна поделба на одговорности

Во мала фирма, исто лице често набавува, прима стока, издава стока и комуницира со книговодството. Тоа е разбирливо, но носи поголем ризик од ненамерни пропусти. Каде што е можно, приемот, одобрувањето и евидентирањето треба да имаат барем основна меѓусебна контрола.

Практично решение е да се воспостави кратка месечна процедура: магацинската состојба се доставува до сметководството, се проверуваат отворените приемници и издатници, а значајните разлики се расчистуваат веднаш. На тој начин, проблемот се решава додека документите и околностите се свежи, а не по неколку месеци при годишен попис.

За фирмите што немаат сопствен финансиски тим, надворешната сметководствена поддршка може да постави правила за документирање, вреднување и усогласување на залихите. AKAUNT GRUP пристапува кон ова како дел од поширока финансиска контрола: точни документи, навремено книжење и практични информации за одлучување.

Добро водената евиденција не значи повеќе бирократија. Таа значи дека сопственикот знае што има, колку вреди и каде се појавува разлика – пред таа разлика да стане трошок за фирмата.