Како се прави анализа на трошоци за аутсорсинг

Месечниот надомест за надворешна услуга често изгледа како дополнителен трошок, додека платата на вработениот се смета за вообичаен дел од работењето. Токму затоа анализа на трошоци за аутсорсинг треба да почне со целосна слика, а не само со споредба меѓу една фактура и една нето-плата. За сопственикот или менаџерот, правилната пресметка покажува колку навистина чини одредена функција и дали таа е подобро организирана внатре во компанијата или преку надворешен професионален партнер.

Кај сметководството, даночната поддршка и администрацијата, одлуката има и дополнителна тежина. Грешка во евиденцијата, задоцнета пријава или неточна даночна пресметка може да создаде трошок што е многу поголем од разликата во месечниот надомест. Затоа анализата не треба да се заснова само на цена, туку и на обем на работа, одговорност, достапност и ризик.

Што треба да покаже анализата на трошоци за аутсорсинг

Целта не е по секоја цена да се докаже дека аутсорсингот е поевтин. Кај компанија со голем и постојан обем на финансиски трансакции, внатрешен тим може да биде оправдано решение. Кај стартап, трговско друштво со мал тим или услужна компанија со променлив обем, надворешната поддршка често носи подобра контрола на трошоците и пристап до повеќе различни знаења.

Добрата анализа треба да одговори на три практични прашања: колкав е вкупниот трошок за функцијата денес, што точно се добива за тој трошок и каков финансиски или регулаторен ризик останува кај компанијата. Само тогаш споредбата е реална.

Пресметајте ја вистинската цена на внатрешниот тим

Најчеста грешка е внатрешниот трошок да се сведе на нето-плата. За компанијата, вработениот има значително поширок трошок. Бруто-платата, придонесите, платениот одмор, боледувањата и периодите на отсуство се само почеток.

Потоа следуваат трошоците за регрутација, воведување во работа и обука. Ако лицето работи со сметководствени програми, потребни се лиценци, опрема, безбедносни решенија и редовно ажурирање на софтверот. Доколку компанијата има потреба од даночни совети или сложени пресметки, можеби ќе плаќа дополнителни надворешни консултации и покрај тоа што има вработен во финансии.

При пресметката вклучете ги најмалку следните четири категории:

• бруто-надомест, придонеси и други трошоци поврзани со вработувањето;
• софтвер, компјутерска опрема, работен простор и заштита на податоците;
• обуки, следење законски измени и замена при годишен одмор или отсуство;
• време на менаџментот за проверка, одобрување и решавање проблеми.

Последната ставка често останува непресметана. Ако директорот секојдневно проверува фактури, потсетува на рокови и решава административни недоразбирања, тоа е трошок во време што може да се насочи кон продажба, клиенти или развој на работењето.

Не ја занемарувајте цената на отсуството

Еден вработен може да биде многу способен, но не може да биде достапен во секој момент. При боледување, одмор или заминување од компанијата, клучните процеси може да застанат. Ова е особено чувствително кога истиот човек ги подготвува пресметките, комуницира со институции и ги следи роковите.

Надворешниот партнер обично обезбедува тимска покриеност. Тоа не значи дека секој случај е автоматски подобро решен со аутсорсинг, но значи дека во споредбата треба да се вреднува континуитетот на услугата. Кај финансиски и даночни обврски, континуитетот е дел од цената.

Како да ја споредите понудата за аутсорсинг

Надворешниот надомест е поедноставен за читање, но понудите не се секогаш еднакви по опфат. Една месечна цена може да вклучува редовно книжење, пресметка на плати, даночни пријави, комуникација со институции и периодични извештаи. Друга понуда може да покрива само основна обработка на документи, а дополнителните активности да се наплаќаат одделно.

Пред споредба, побарајте јасен опис на услугите. Проверете колку документи или вработени се вклучени, дали пресметката на плати е дел од пакетот, како се третираат дополнителни пријави и дали даночното советување е вклучено или се наплаќа посебно. Разјаснете и кој ја има одговорноста за навремено доставување документи и информации.

Цената има смисла само ако е поврзана со конкретен обем и конкретни обврски. На пример, компанија што има увоз, залихи, повеќе вработени или чести промени во договорите ќе има различни потреби од компанија што издава мал број фактури месечно. Универзална цена без увид во работењето ретко е точна основа за одлука.

Формула за споредба што носи појасна одлука

Практичен пристап е да се спореди годишниот, а не само месечниот трошок. За внатрешната организација, соберете ги годишните трошоци за вработените, технологијата, обуките, замени и управувачкото време. За аутсорсингот, соберете го договорениот надомест, евентуалните дополнителни услуги и времето што вашиот тим го троши за подготовка и доставување документација.

Потоа проценете ја разликата во ризик. Не мора секој ризик да има прецизна парична вредност, но може да се оцени според веројатност и последица. Дали постои опасност од пропуштен рок? Дали една личност ги знае сите процеси? Дали даночните прашања се разгледуваат навреме или само кога ќе се појави проблем?

Ако аутсорсингот чини малку повеќе, но обезбедува редовна даночна проверка, точна документација и замена при отсуство, разликата може да биде оправдана. Ако компанијата има стабилен голем обем и веќе поседува искусен финансиски тим, интерната поставеност може да има подобра економска логика. Одлуката зависи од реалните потреби, не од општо правило.

Квалитетот и усогласеноста се мерлив дел од трошокот

Сметководството не е само внесување податоци. Тоа е основа за даночни пресметки, финансиски извештаи, следење на обврски и деловно планирање. Кога евиденцијата доцни или не е точна, менаџментот носи одлуки со нецелосни информации. Последицата може да биде погрешна цена, недоволна ликвидност или доцно реагирање на даночна обврска.

Затоа при избор на надворешен партнер не гледајте само во најниската понуда. Прашајте како се следат законските измени, кој ја прегледува работата, како се чуваат документите и како добивате информации за вашата финансиска состојба. Брз одговор, точна пресметка и јасна комуникација имаат деловна вредност.

Кај AKAUNT GRUP, пристапот кон сметководствена и деловна поддршка се заснова на прецизност, навремено извршување и практична насока за компаниите. Тоа е особено корисно за сопственици кои сакаат да ги исполнуваат обврските без да градат голем внатрешен административен капацитет.

Пример од мала услужна компанија

Замислете компанија со шест вработени, редовни домашни фактури и повремена работа со странски клиенти. Таа размислува да вработи административно-финансиско лице. Покрај месечниот бруто-трошок, треба да плати софтвер, опрема и обука, а за посложени даночни прашања да ангажира дополнителен советник. Директорот и понатаму ќе треба да одобрува документи и да обезбедува замена во случај на отсуство.

Во ваков случај, надворешна сметководствена поддршка може да обезбеди поширок опфат по попредвидлив месечен трошок. Компанијата не го префрла целосно својот дел од одговорноста – мора навреме да доставува точни документи – но добива професионален процес, даночна поддршка и помала зависност од едно лице.

Најкорисната одлука не почнува со прашањето „која опција е најевтина?“. Почнува со прашањето „која поставеност ни овозможува точни податоци, исполнети обврски и доволно време за водење на бизнисот?“. Кога бројките, обемот на работа и ризиците се ставени на иста маса, изборот меѓу внатрешен тим и аутсорсинг станува многу појасен.